An Application of Lean Concepts to Improve Process of Import Document Management: A Case Study of Leads Maritime (Thailand) Company

Abstract

การวิจัยครั้งนี้มีวัตถุประสงค์ 1) เพื่อศึกษาและพัฒนากระบวนการจัดการเอกสารนำเข้าให้มีประสิทธิภาพมากขึ้นโดยมุ่งเน้นการลดระยะเวลาในการดำเนินงาน และ 2) เพื่อยกระดับและเพิ่มประสิทธิภาพการดำเนินงานโดยรวมของบริษัท ด้วยการประยุกต์ใช้หลักการลีนและเครื่องมือการปรับปรุงกระบวนการทำงาน อันจะส่งผลต่อการเพิ่มความพึงพอใจของลูกค้าและความสามารถในการแข่งขันขององค์กร การศึกษานี้เป็นการวิจัยเชิงคุณภาพ โดยรวบรวมข้อมูลจากการสังเกตขั้นตอนการทำงาน การสัมภาษณ์พนักงานในแต่ละฝ่าย และการวิเคราะห์กระบวนการจัดการเอกสารนำเข้าสินค้าเดิมของบริษัท ลีดส์ มาริไทม์ (ประเทศไทย) จำกัด จากนั้น จึงนำแนวคิดแบบลีน (Lean Concepts) ร่วมกับเครื่องมือแผนผังก้างปลา (Cause and Effect Diagram) แผนผังกระบวนการไหล (Flow Process Chart) Swimlane Diagram และหลักการ ECRS (Eliminate, Combine, Rearrange, and Simplify) มาประยุกต์ใช้เพื่อการออกแบบกระบวนการใหม่

ผลการวิจัยพบว่า 1) กระบวนการจัดการเอกสารนำเข้าของบริษัท ลีดส์ มาริไทม์ (ประเทศไทย) จำกัด ก่อนการปรับปรุงมีจำนวนขั้นตอนทั้งหมด 46 ขั้นตอน และใช้เวลารวม 6,788.89 นาที โดยกระบวนการที่ใช้เวลานานที่สุด คือ ขั้นตอนการเตรียมเอกสารและยื่นศุลกากร ซึ่งใช้เวลาคิดเป็นกว่าร้อยละ 68 ของระยะเวลารวมทั้งหมด หลังจากการปรับปรุงโดยใช้แนวคิดแบบลีนร่วมกับเครื่องมือการวิเคราะห์กระบวนการ ได้แก่ แผนผังก้างปลา แผนผังกระบวนการไหล Swimlane Diagram และหลักการ ECRS พบว่าสามารถลดระยะเวลาในการดำเนินงานเหลือ 6,467.14 นาที คิดเป็นการลดลงร้อยละ 4.74 จากระยะเวลาก่อนการปรับปรุง โดยเฉพาะในขั้นตอนที่ใช้เวลามากที่สุดลดลงได้ถึง 216.97 นาที แสดงให้เห็นถึงประสิทธิภาพที่เพิ่มขึ้นในการบริหารจัดการเวลาในกระบวนการนำเข้า 2) หลังจากการประยุกต์ใช้แนวคิดแบบลีน กระบวนการทำงานของบริษัทมีความคล่องตัวมากขึ้น ลดจำนวนขั้นตอนจากเดิม 46 ขั้นตอน เหลือเพียง 29 ขั้นตอน คิดเป็นการลดลงร้อยละ 36.96 ซึ่งส่งผลโดยตรงต่อการลดความซ้ำซ้อนในการทำงาน ความผิดพลาดจากการสื่อสาร และการจัดการเอกสารที่ไม่เป็นระบบ นอกจากนี้การปรับปรุงดังกล่าวยังช่วยให้ฝ่ายที่เกี่ยวข้องสามารถตรวจสอบและติดตามสถานะของเอกสารได้แบบเรียลไทม์มากยิ่งขึ้น ส่งผลให้เกิดการตอบสนองต่อความต้องการของลูกค้าได้เร็วขึ้น มีความน่าเชื่อถือในการให้บริการ และเสริมสร้างภาพลักษณ์ขององค์กรในด้านการบริหารจัดการที่มีประสิทธิภาพและเป็นระบบ ซึ่งถือเป็นการเพิ่มขีดความสามารถในการแข่งขันของบริษัทในระยะยาว